退職勧奨の進め方～従業員の退職を促すには

解雇の前にまずは退職勧奨を

退職してもらいたい従業員がいる時に

「辞めてもらいたい従業員がいる」「整理解雇をしなければ…」といった状況で従業員に退職してもらいたいと考えている経営者の方もいるでしょう。とはいえ、会社側はそう簡単に従業員を解雇することはできません。そうした場合、まずは退職勧奨という方法で従業員に退職を促すことから始めます。

退職勧奨は、会社から従業員に告げる「自主退職のお願い」のこと

従業員が自主的に退職届を出してくれるよう働きかけることです。会社側はストレートに理由を告げ、「辞めてくれませんか」とお願いする場合もありますし、退職金の割増などさまざまな条件を提示することもあります。一方、従業員は退職勧奨を必ず受け入れる義務はありません。従業員が聞き入れないからといって、行き過ぎた退職勧奨をすれば、事業主である会社側の退職強要となってしまうので十分な注意が必要です。

ここでは、会社が従業員に退職勧奨をする場合の、注意点や進め方についてご紹介します。

退職勧奨に法的なルールはない？

従業員に自主退職を促すお願い

退職勧奨とは、退職してもらいたい従業員に働きかけて、自主退職を促すことです。退職勧奨自体に法的なルールがあるわけではなく、会社にとっては「辞めてほしい」旨を伝えやすい方法とも言えます。退職勧奨によって、会社と従業員がお互いに合意の上で雇用契約を解約すれば、その従業員は退職へと手続を進めることになります。

退職勧奨の進め方としては、「辞めてもらえませんか？」と直接伝えることもできますが、従業員は会社と雇用契約を結んでいるので、そう簡単に物事が進むわけではなく、退職勧奨を断る可能性も十分にあります。

そこで会社としては、対象となる従業員に、まずはどうして退職してほしいか理由を告げることが重要になります。たとえば、希望のポジションを与えられない、注意してきた勤務態度の改善が見られない。あるいは、会社が経営不振で希望退職を募らなければならないなど、理由を具体的に伝えること。そのうえで、会社と従業員双方で退職合意へ向けた交渉や歩み寄りを行います。

退職勧奨で言ってはいけない「理由」もある

退職勧奨を行う場合、会社側は次のような事柄を理由にしないよう気をつけましょう。退職勧奨には法的なルールがないといっても、退職を促す理由が労働者を守る各種法律に触れてしまうと、退職強要となってしまい不法行為とみなされます。

たとえば、「女性だから」「産休をとったから」といった理由では、男女雇用機会均等法に触れてしまいます。同様に「育休を取るなら辞めてほしい」というのも、育児・介護休暇法に違反します。労働組合の活動に参加しているという理由も労働組合法があるので、それを理由に退職勧奨することはできません。これらの理由で退職を促したとなれば、後に従業員から訴えられる原因にもなってしまいます。

退職勧奨には、従業員に退職のメリットを提示する

目指すのは双方が納得のいく自主退職

会社が退職勧奨する場合、退職してほしい従業員に対して、退職するメリットと会社に居残るデメリットをどのように提示できるかもポイントになります。従業員も「辞めさせられる…」と感じて構えてしまうものですが、そこに魅力的な退職の条件があれば、退職を快諾する可能性も高まります。

退職するメリットとして挙げられるのは、たとえば、退職金の割増しや特別手当などの経済的メリット、そして次の就職先の斡旋などもあります。反対に会社に居続けるデメリットとしては、希望のポジションに就けない、会社における評価が低い、給与が上がらないなどがあるでしょう。

退職勧奨で大切なのは、従業員が自ら退職する意志をもって退職届を出してくれること。会社側は従業員にしっかりと納得してもらえるよう、誠意をもって交渉を行うことが大切です。

行き過ぎた退職勧奨は違法行為になる？

退職強要となり損害賠償に発展する

雇用する側が一方的に従業員を退職させる解雇とは違い、退職勧奨はあくまでも労使双方の合意によって成立します。もちろん、退職勧奨とさえ言えば会社が何をしてもいいわけではありません。度が過ぎる退職勧奨や、会社からの圧力によって従業員がやむを得ず退職届を出した場合は、退職強要とみなされ、会社は債務不履行を負うことになってしまいます。そうしたケースで従業員から訴えられれば、損害賠償の支払いを命ぜられる可能性もあります。

退職勧奨ではあくまでも、会社側からのお願いのレベルを超えてはいけません。度が過ぎる退職勧奨とは、たとえば、頻繁に行ったり、従業員が居づらくなるような職場環境にしたり、嫌がらせをしたり。あるいは「退職以外に道がない」と思い込ませたりするのもNGです。退職の合意を得たいからといって、何をしても許されるわけではないことを雇用者側は心得ておきましょう。

退職勧奨は人選やタイミングも考慮する

会社の実情もきちんと伝える

退職勧奨をされた場合、従業員としても「なぜ私が辞めさせられるの？」という気持ちでいっぱいになるものです。人選においては公平で、えこひいきなど偏ったものではなく、会社の実情に合わせた合理的理由を明確にしておくことも重要です。

また、退職勧奨を行うタイミングについては、人事考課などと合わせて行うのも効率がいいでしょう。降格もしくは希望ポストを与えられないなどの理由を伝え、そこから退職勧奨へとつなげることができます。あるいは、事業方針の変更により、従業員が所属する部署全体が閉鎖されるなどの場合も、そのタイミングで従業員に伝えるほうが合意を得やすくなります。

会社が退職勧奨を行っても、従業員に退職を拒否されたら？

人員整理なら手順を踏んで解雇も検討

会社が退職勧奨を行っても、従業員が退職勧奨を断る場合もあります。そんな時はどうしたらいいのでしょう。

会社が雇用契約を結んでいる従業員を解雇するのは難しいものですが、解雇が全く認められないわけではありません。該当する従業員が就業規則に違反し改善が見られない、客観的にみて労働力に欠けているなど合理的な理由がある場合は、会社は解雇を言い渡すことができます。あるいは、会社の経営状態の悪化により、どうしても整理解雇しなければならない状況であれば、解雇が合理的な理由として認められるケースもあります。

退職勧奨は、会社にとっても従業員にとってもお互いにメリットのある話し合いです。会社は従業員と誠実に向き合い、落としどころを見据えて退職合意を目指したいもの。その際には法律違反がないように、労務分野の経験が豊富な弁護士のアドバイスを受けておくことがおすすめです。