契約書で見落としがちなポイント

相手から契約書を受け取った場合

契約書をまず、読んで理解する

何枚にも連なり、法的専門用語も入った契約書。「正直、読むのは面倒…」という方も多いかもしれません。けれども、読まずに署名・捺印するのはもってのほかです。契約書は、とにかく内容を読んで確認することが重要です。

契約書を読んで分からないことがあれば、専門家にきちんと確認するなど、分からないままにしないことです。そして、自社の事業に不利益なことがあれば、申し出て修正してもらうことが大切です。すべての契約書は、このようにお互いが理解して、確認し合うために作成されるものなのです。

契約書を作成する場合

明確に、かつ網羅的に記すこと意識する

次に、契約書を作成する側となった場合ですが、契約書は、当事者はもちろん、関係者も参照します。したがって、契約書は、客観的に見て信憑性がある内容で作成しなければなりません。また、誰が、何を、どうするのかということを具体的にしておく必要があります。

つまり、契約書では、誰が読んでも分かりやすい内容であること、そして、誤解のないように伝わる表現であることが求められます。もし、記載されている内容が2つ以上の内容に解釈できる表現であった場合、契約書の内容を修正する必要があるでしょう。

長く継続している取引の場合もきちんとチェック

また、必要な事項が省略されず、きちんと記されているか、内容や条件に漏れがなく網羅されているかも確認しましょう。契約を交わす相手との取引年数が長いから「お互いに分かり合えているだろう」などと思っていても、取引先の担当者はいつ異動になるか分かりません。

そもそも契約書は、口約束などでなく、当事者同士が確認し合うために作成するもの。必ず、その時々の自社にとっての必要事項を盛り込んでおくことが大切です。

契約書でリスクを減らす

リスクヘッジのために丁寧な契約書を

契約書の作成には、時間と労力がかかります。結果、コストも上がります。「単なる書類にどうしてコストをかけなければならないの？」と思われる方もいるかもしれませんが、ここでいうコストは、一体何に対するものかを考えてみましょう。

コストをかけて契約書を作成する理由

契約を取り進めるにあたり、自社に不利益にならないよう、細かく契約条件を決めていきます。こうした作業は、将来起こるかもしれない会社の損害、リスクをどれだけ減らせるかということにつながるのです。

たとえば、巨大なプロジェクト、高額の資金を動かす案件、初めての取引先、新分野への進出時などでは、どんなリスクがあるか分かりません。このような状況の時こそ、あえて契約書を作成して契約を慎重にとり進めることが大切で、より契約書を作成するメリットが大きくなります。契約書の作成にあたっては、将来のリスクをどれだけ減らせるかという意識を持つことが重要です。

契約で大切なのは交渉力

自社に有益な契約を結ぶために

契約書は複雑なだけに、時として、契約書の書式作成とそれをまとめることだけが重要なことであるかのように錯覚してしまいます。もちろん、事業活動を行ううえで契約書は大切な意味をもちます。とはいえ、契約書はあくまでも契約に実効力を持たすためのもの。最も重要なのは、契約にいたるまでの交渉です。

自社に本当に必要な条件を相手に伝え、その合意に至るための交渉力。これこそが、企業の経営者やビジネスをすすめる担当者に求められる力量ではないでしょうか。

交渉決裂も恐れずに…

日本の社会では、どちらかと言えば、関係先と円満に合意することを重んじる風潮があります。交渉決裂となれば、いわば相手との信頼関係を築けなかったとして、失態として見られてしまう現実もあります。

けれども、契約をとり進める現場では、交渉の決裂を必要以上に恐れていてはいけません。本当に自社にとってメリットのある契約を結ぶことができないからです。相手との利害関係も理解したうえで、自社の立場や都合をきちんと主張し、相手との妥協点を見出していく。それが契約にあたる人に求められる能力です。こうしたことをふまえて、契約の交渉に挑みましょう。

交渉相手の状況や市場についての知識も大切

業界の相場観も知っておく

契約を取り進めるにあたっては、相手先企業のことを調べておくのはもちろん、業界の相場や動向も調べて、業界の常識についても第三者の視点で冷静に判断できるようにしておきましょう。

こうした市場への観察眼を備えておくことで、社内外において論理的に受け答えができ、信頼も得られます。交渉相手や市場を知っておくことは、契約交渉では欠かせないのです。

「契約」自体にコスト意識を持つことが大切

そして、契約書の作成と同様に、契約交渉も必要なコストであるという認識を忘れずに。ビジネスの現場においては、これまで培ってきた信頼関係ももちろん大切ですが、契約の交渉と契約書づくりにおいてもそれなりのエネルギーを注ぐ体制をつくっておくことが、適切な取引を継続させ自社を成長させるために役立つはずです。